La gestion administrative déléguée,
et si vous y pensiez !
La gestion administrative déléguée (ou externalisation) est une pratique qui consiste à confier la gestion de certaines tâches administratives à un tiers, tel qu’un prestataire de services spécialisé.
Pourquoi externaliser ?
Solution pour toute entreprise qui ne dispose pas du temps ou des moyens nécessaires pour effectuer ces tâches administratives, cette pratique est de plus en plus courante dans les entreprises et les organisations, car elle permet de se décharger de certaines tâches chronophages et de se concentrer sur les tâches principales de l’entreprise. Les prestataires de services spécialisés offrent une expertise et une efficacité qui peuvent conduire à des économies de temps et d’argent pour l’entreprise. Les tâches administratives pouvant être déléguées sont variées, passant de la gestion des ressources humaines à la paie, à la gestion des notes de frais et aux soldes de tout compte ainsi que toutes autres gestions comme les factures, les dépenses…
Comment mettre en place une gestion administrative déléguée ?
La mise en place d’une gestion administrative déléguée implique plusieurs étapes clés :
- Identifier les tâches à déléguer, en fonction de vos besoins et de vos objectifs.
- Évaluer les prestataires de services : rechercher des prestataires de services spécialisés dans la gestion administrative et de les évaluer.
- Sélectionner un prestataire de services qui répond à vos besoins et à votre budget.
- Mettre en place une communication claire avec le prestataire de services sur les tâches qui doivent être effectuées, les délais à respecter et les résultats attendus. Il est également important de définir les modalités de paiement et les conditions de service.
- Surveiller et évaluer la performance du prestataire de services pour vous assurer que les tâches sont effectuées correctement et dans les délais impartis. Si nécessaire, vous pouvez ajuster les modalités de service ou changer de prestataire de services.
Déléguer sans perdre le contrôle !
La gestion administrative déléguée impliquant une certaine perte de contrôle sur les processus administratifs de l’entreprise, il est indispensable de choisir un prestataire de services de confiance, qui pourra offrir des prestations de qualité et qui respecte les normes et les réglementations en vigueur.
Pour cela, il est nécessaire :
- de bien identifier vos besoins,
- d’évaluer les compétences du prestataire et sa flexibilité,
- de vérifier ses qualifications, ses références et les avis pour évaluer sa fiabilité,
- et d’estimer le coût en comparant les tarifs et les prestations fournies.
En conclusion, la gestion administrative déléguée est une solution efficace et peut être une stratégie de croissance pour les entreprises qui veulent se concentrer sur leur cœur de métier.